VEDTEKTER FOR VELFORENINGENES FELLESRÅD TØNSBERG
Vedtatt 30.mai 2011
Sist endret på årsmøte 04. mars 2021
§ 1
Formål
Velforeningens Fellesråd Tønsberg er en partipolitisk nøytral sammenslutning av velforeningene i Tønsberg Kommune og skal i sitt arbeid bidra til en balansert utvikling ved å arbeide for gode oppvekstvilkår og bomiljø og bidra i utviklingen av kommunen.
Velforeningene i Tønsberg representerer lokalsamfunnet i forhold til kommunen. Det innebærer at den enkelte velforening, hver innen sitt distrikt, er gitt status som det primære samarbeidsorgan når det gjelder saker som berører det ytre miljø eller på annen måte er av spesiell interesse for lokalbefolkningen.
I saker der hvor det ikke er etablert en velforening, kan Fellesrådet videreføre saken og om mulig bidra til å opprette en velforening i det berørte område.
I saker av felles interesse for flere distrikter, kan Velforeningenes Fellesråd koordinere saksbehandlingen.
Fellesrådet skal være bindeledd mellom velforeningene og fungere som talerør ovenfor kommune, presse m.m. ved behov av saker som har felles interesse for velforeningene.
I saker av prinsipiell betydning og generell karakter, skal Fellesrådet aktivt arbeide for at det foreligger et hensiktsmessig avtaleverk mellom velforeningene og kommunen på alle områder som er av betydning og interesse for lokalbefolkningen.
Fellesrådet kan etter vurdering og anmodning fra en eller flere velforeninger gi økonomisk og faglig støtte i lokale velsaker og bistå med å løse konflikter.
I utgangspunktet er alle velforeninger i Tønsberg medlemmer i Velforeningenes Fellesråd Tønsberg, men kan reservere seg mot å være medlem.
Hvis mulig, sendes alle dokumenter elektronisk til hver velforening.
Fellesrådet tar initiativ til, samordner og gjennomfører tiltak til beste for velforeningene i den utstrekning vedtektene, årsmøtet og styrets bestemmelser tilsier dette.
§ 2
Representasjon
I Fellesrådets møter deltar fortrinnsvis lederne i de enkelte velforeninger. Andre representanter kan møte, men ikke flere enn en representant fra hver velforening har stemmerett på årsmøtet. (se forøvrig §7).
§ 3
Fellesrådets ledelse
Fellesrådet ledes av et styre på 4 medlemmer valgt på årsmøtet. I tillegg velges 2 varamedlemmer i prioritert rekkefølge med møte- og talerett.
Valgbare er medlemmer av velforeninger i Tønsberg Kommune. Lederen velges for 2 år, og styremedlemmene og varamedlemmene for 2 år.
Det
tilstrebes at halvparten av styre- og varamedlemmene er på valg hvert år
.
Styret er beslutningsdyktig ved minst 3 representanter.
Beslutninger treffes med vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Styret konstitueres og velger selv sekretær og kasserer.
Styret har fullmakt fra medlemmene til å opptre i de saker som er nevnt i vedtektene.
Hvert år velges en valgkomité bestående av en leder og to medlemmer som skal være bevisst ved forslag til valg av styre og varamedlemmer og det forsøkes om mulig at disse kommer fra ulike velforeninger med hensyn til geografisk spredning og at mindre og mellomstore velforeningene er representert.
Styret kan oppnevne representanter til råd og utvalg ved behov.
§ 4
Årsmøte
Fellesrådets høyeste myndighet er årsmøtet som om mulig bør holdes innen utgangen av mai måned. Innkalling til årsmøtet skal skje skriftlig med minst 3 ukers varsel. Forhåndsvarsling av dato for ordinært årsmøte skal gjøres senest 6 uker før møtet og sendes elektronisk.
På årsmøtet deltar fortrinnsvis lederne i de enkelte velforeninger. Ved forfall kan en annen representant møte med fullmakt fra sin velforening, men ikke flere enn en representant fra hver velforening har stemmerett. Styremedlemmer har stemmerett.
For at årsmøtet skal være beslutningsdyktig,
må det være like mange eller
flere stemmeberettigete representanter fra velforeninger
tilstede, som det er tilstedeværende styremedlemmer fra Fellesrådet.
Følgende saker skal behandles på årsmøtet:
1. Konstituering
Valg av møteleder, referent og en
protokollunderskriver
2.
Styrets melding for siste driftsår
3.
Regnskap for siste regnskapsår med
kommentarer av revisor
4.
Ved behov fastsetting av kontingent eller
bidrag til et bestemt prosjekt
5.
Budsjett for kommende periode
6.
Styrets forslag til aktivitetsplan og
arbeidsprogram
7.
Innkomne saker fra velforeningene
8.
Valg av styre.
Leder for 2 år, 3 styremedlemmer
og 2 vararepresentanter
for 2 år
9.
Valg av revisor
10.
Valg av valgkomité, leder og 2 medlemmer
Regnskapsåret følger kalenderåret. Som bilag til sakslisten skal følge styrets beretning og revidert regnskap.
Årsmøtet vedtar eventuelt medlemskontigent til Fellesrådet. Andre inntekter forsøkes å innhentes, som Grasrotandelen eller lignende.
Innkomne forslag må være styret i hende senest innen 2 uker før årsmøtet. Fellesrådets vedtekter skal være tilgjengelige på årsmøtet.
Bare de saker som er nevnt i innkallingen kan behandles. Alle beslutninger - vedtektsendringer unntatt - fattes med vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, dog ikke ved valg. Årsmøtet og valg av valgkomité ledes av lederen, nestleder eller møteleder oppnevnt av årsmøtet. De andre valgene ledes av valgkomitéens leder. Gjenvalg kan finne sted.
Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret eller minst fem velforeninger i kommunen forlanger det med utførlig begrunnelse. Innkalling skjer på samme måte som for ordinært årsmøte og må angi de saker som ønskes behandlet.
§ 5
Vedtektsendringer
Forslag til vedtektsendringer sendes styret 1. mai før ordinært årsmøtet. Vedtektsendringer krever 2/3 dels flertall av de fremmøtte representanter.
§ 6
Spesielle bestemmelser
Leder er Fellesrådets rettslige representant. Han/hun undertegner på Fellsrådets vegne og skal attestere regninger før de utbetales.
Sekretæren fører protokoll over forhandlinger og møter i Fellesrådets regi. Kopi av protokollen vedrørende årsmøter, ekstraordinære årsmøter, konferanser, styremøter og andre møter sendes til samtlige velforeninger som er medlem i Fellesrådet.
Fellesrådet kan være medlem av et velforbund.
§ 7
Utvalg for spesialoppdrag
Utvalg for spesialoppdrag kan oppnevnes hvis styret finner det nødvendig. Utvalgenes medlemmer har adgang til Fellesrådets møter, men uten stemmerett.
§ 8
Kontingent
Kontingent eller innbetaling til konkrete prosjekt må betales innen 1 måned etter at årsmøtet har vedtatt dette. Ansvar utover eventuelt kontingent og prosjektinnbetalinger kan ikke pålegges velforeningene.
§ 9
Oppløsning
Beslutning og oppløsning av Velforeningenes Fellesråd Tønsberg må for å være gyldig, ha vært forelagt de enkelte velforeninger til uravstemning og 2/3 deler av dem må erklære seg enig.
Eventuelle midler tilfaller Tønsberg kommune som – etter samråd med Fellesrådets styre – disponerer dem til det formål kommunen finner mest tjenlig.
Vedtatt på årsmøtet
Tønsberg, den 30.mai 2011. Sist endret på årsmøte 3. mars 2021