Styremøter

Referat styremøte VFR 19.10.2021 kl. 19.30

Benedicthe (vara), Jens, Lone, Stine og Eyvin (referent)

1. Referat fra forrige møte (18.01)
   
   Godkjent
   
   
2. Innkommet post/eposter

• 14.01.2021 Fra Embark: Varsel om oppstart av planarbeid Detaljreguleringsplan for Farmandsporten, tilbygg til Farmandsstredet Kjøpesenter
• 05.02.2021 Fra Tønsberg Kommune: Digitalt informasjonsmøte: Kanalen som byrom
• 10.02.2021 Fra VFO: Digitalt landsmøte og landskonferanse 6. mars
• 09.03.2021 Fra VFO: Forberedelse til kontingentutkjøring
• 11.03.2021 Fra VFO: Liste over tidligere medlemmer i Re kommune
• 15.03.2021 Fra VFO: Kommuneavtale mellom VFO og tidligere Re kommune
• 19.03.2021 Fra Tønsberg Kommune: Særskilt tilskuddsordning i Tønsberg Kommune for tiltak/aktiviteter rettet mot barn og unge
• 16.04.2021 Fra Tønsberg Kommune: Detaljregulering av Skogsnaret 1 – offentlig ettersyn
• 22.04.2021 Fra  VFO: Velposten april 2021
• 10.05.2021 Fra VFO: Høringsuttalelse om endringer i Plan- og bygningsloven
• 18.05.2021 Fra Tønsberg Kommune: Dialogmøte om buss- og sykkeltrase i Tønsberg Sentrum
• 18.06.2021 Fra Vestfold og Telemark Fylkeskommune: Bypakke Tønsberg – Møte i samarbeidsgruppa, dagsorden
• 23.06.2021 Fra Tønsberg Kommune: varsel om oppstart av detaljregulering av Valløveien 19
• 26.08.2021 Fra VFO/Annette Skogheim: Siste arbeidsdag i VFO
• 10.09.2021 Fra Spir Arkitekter: Varsel om oppstart av detaljregulering av Træleborgveien 25
• 16.09.2021 Fra Tønsberg kommune: Invitasjon til workshop: Kan autonome busser inngå som del av et bærekraftig mobilitetstilbud i byene våre?
• 17.09.2021 Fra Tønsberg Kommune: Detaljregulering av Skogsnaret 1 – kunngjøring av vedtak og orientering om klageadgang
• 23.09.2021 Fra VFO: Utkast til avtale
• 23.09.2021 Fra VFO: Kleven Velforening – ønsker å være medlem i VFO

3.Avtale med Vellenes Fellesorganisasjon om administrasjon og fakturering av kontingent

- Fram til nå har Tønsberg VFR fakturert våre velforeninger, og viderebetalt til VFO. Dette gir rabatt til velforningene, og godtgjørelse til VFR.  VFO har nå konkretisert dette i et avtaleutkast. Vi skal nå oppdatere med antall medlemmer i hver velforening.

Vedtak: Avtalen godkjent enstemmig

4. Møteplan for 2022 - årsmøte – tidspunkt?

Årsmøtet skal gjennomføres innen utgangen av mai. Innkalling er 6 uker før møtet. Forslag om å gjennomføre møtet i uke 12. Aktuelle tema på årsmøtet kan være: Hvilke ønsker har barn og ungdom i forhold til styrking av nærmiljøet? Ressurser fra biblioteket kan være aktuelle. Ungdata.

5 Dialogmøte 2021

Forslag om at Dialogmøtet gjennomføres onsdag 17.november klokka 18.00 på rådhuset (?). Ordfører og Kommunedirektør kommer. Program:

• Velkommen ved ordfører
• Revidering av kommuneplaner, inkl arealplan: Hva ligger i kommuneplanen
• Medvirkning og nærdemokratiarbeid
• Videre arbeid med arealdelen av kommuneplanen – planprosessen
• Budsjettarbeidet i kommunen
• Spillemidler til aktivitetsområder
• Åpen post – send inn spørsmål på forhånd

6. Økonomi

• Saldo pr. 24.09;   kr. 49.060,- (kr.10.000,- er bundet opp).

7 Neste møte

• Det planlegges neste møte i januar 2022. Innkalling kommer.

8. Eventuelt

• Furutre i Brekkåsen som ønskes felt. Velforeningen er trukket inn via kommunen, og er bedt om å komme med en anbefaling til kommunen. Vellet vil videreformidle synspunkter som har kommet fra nærområdet, som det av beslutningsgrunnlaget til kommunen
• Møteplass/kontaktorgan  – hvordan informere om utbyggingssaker. Frank Pedersen (H) sitter i utvalget for plan- og bygningsrådet, og har fremmet ønsker om å tilrettelegge for å redusere konfliktnivået i utbyggingssaker. Vi stiller oss positive til å delta i en «møteplass» med et slikt formål.

Referat styremøte VFR 25.02.2020

Tilstede: Tore, Jens, Lone og Eyvin. Forfall Tor Steinar.

1. Referat fra forrige styremøte (04.november)

• Det er i november 2019 innvilget støtte til Feskjær og Stangsåsen velforeninger på til sammen 10000kr til aktivitetspark på Feskjær

2. Innkommet post/eposter

• 02.12.20 Fra Vestfold Fylkeskommune: Bypakke Tønsberg-regionen: Høring og offentlig ettersyn av interkommunal kommunedelplan for gange, sykkel og kollektivtransport

• 20.12.19  Fra VFO: Velposten desember

• 10.01.20 Fra Tønsberg Kommune: Ny kontakt til Fellesrådet er Ingvild Hersvik

• 19.01.20 Fra VFO/Erik Sennesvik: Landskonferansen - Temaøkter: "Samarbeidsorgan i kommunen" hvor Jens skal sitte i diskusjonspanel om «Medvirkning»

• 06.02.20 Fra VFO: Landsmøte dokumenter

• 11.02.20 Fra Tønsberg Kommune: Avslutning for Jan Petter Bergan (25.02).

• 14.02.20 Fra VFO: Landskonferanse - programmet er nå klart!

3. Orienteringssaker

• 9.jan – Jens møte med Jan Petter Bergan; forberedelse til overlappingsmøte

• Overlappingsmøte 24.02 – Jan Petter Bergan/ingvild Hersvik

• Årsmøte i Sørbyen Vel 24.2 – Jens deltok og orienterte om Fellesrådet

• Landskonferanse VFO 29.02 – Jens deltar

4. Årsmøte 2020 - planlegging

• Møtet blir 21.april klokka 18.30. Alternativt 28.april hvis problemer med lokaler.  Løkken er en godt egnet lokale. Jens bestiller.

• Programposter som kan være aktuelle er Nærmiljøreformen i Tønsberg – hva nå?, Hva skal til for å få velforeningene i Re aktive i Nye Tønsberg?,

• Det sendes ut varsel til alle velforeningene. Vi oppfordrer til å sjekke at alle adresser er korrekte, og at alle velforeningene bidrar til at Tønsberg kommune sin oversikt over velforeningene oppdateres.

• Vi fremmer forslag til endring i Vedtektene: Styret utvides med en representant til totalt 4 representanter og 2 varerepresentanter. Valgordningen endres slik at 2 styrerepresentanter og 1 vararepresentant velges for 2 år i 2020, og deretter utvides valgperioden til 2 år.

• Fristen 1.mai for saken til årsmøtet endres til; 4 uker før årsmøtet må saker våre styret i hende.

• Vi sender epost til alle velforeningene om at saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende innen 24.mars 2020.

• Eyvin lager årsberetning – frist 14.april

• Papirer til årsmøtet sendes ut seinest 31.mars (Jens).

5. Økonomi

• Årsregnskap 2019 – urevidert årsregnskap ble delt ut

• Saldo pr. 24.02:   kr. 36.120

6. Resultat av spørreundersøkelsen til velforeningene i november 2019.

Vi sendte ut spørreskjema til alle velforeningene på epost (69). Vi har fått svar fra 17 velforeninger. Resultatene viste at 15 velforeninger  hadde hatt årsmøte, 14 var registrert i Brønnøysund. Mange av velforeningene har sosiale arrangmenter, ofte knyttet opp til dugnader. Vi gjennomfører samme undersøkelse neste år, gjerne koblet opp mot Dialogmøtet med Tønsberg kommune.

7. Neste møte 30.mars klokka 18.30 hos Jens
8. Eventuelt

Det er 10års jubileum for Vellenes Fellesråd i 2011. Dette må markeres.