Styremøter

Styremøte mandag 26. september kl. 18.00.

Tilstede: Lone, Jens, Tor Steinar og Eyvin

Saksliste:

Informasjon:

• Referat fra forrige møte gjennomgått  
• Refusjon av moms – her er det sendt melding fra sentralt hold til alle medlems-velforeningene. De hadde frist til 1.juli. 
• Jens purrer opp Jan Petter Bergan ang. dato for forberedende møte for kontaktmøtet i november

Post:

1: Innkommen post

Ny forskrift for avfallsvann skal på plass i kommunen.

Ny reguleringsplan for sentrum; høring – erstatter en rekke tidligere mindre planer

Innkjøring / adkomstvei Re pukkverk; høring

Sandåsen boliger – høring reguleringsplan – sendes videre til aktuelle velforeninger

Brønnøysund-registeret er oppdatert for vår forening.

2. Facebook-kurs 26. oktober onsdag 18.00-20.00
　　　 - innhold, praktisk gjennomføring, invitasjon m.m. 

Jan Petter Bergan har sagt seg villig til å kjøre kurset. Eyvin snakker med Jens Petter. Eyvin lager invitasjon innen ei uke. Møtet holdes på høgskolen, Bakkenteigen.

• Opprette konto – åpen eller lukket gruppe 
• Administrere 
• Godkjenne medlemmer og gjøre sidene synlige 
• Spam 
• Hente bilder og kilder som er relevante 
• Opprette epost til Velforeningen 

Vi bestiller kaffe, te og mineralvann. Frukt.

Jens følger opp i forhold til Tønsberg blad. 

3. Økonomisk støtteordning til lokale velforeninger ?
　　　 - Bør vi etablere en ordning der lokale velforeninger kan søke VFT om økonomisk støtte til prosjekter/arrangementer m.m av felles interesse for alle velforeninger? Hva skal en eventuell slik ordning omfatte/ikke omfatte? Jeg ønsker en diskusjon om dette.

Poenger som kan vurderes:

• Tilskudd til prosjekter som har interesse for flere velforeninger 
• Omfatter gjerne mer enn en velforening 
• Få opp eksempler på godt arbeid i velforening 
• Ideer fra velforeningene kan innarbeides i Fellesrådets søknad om kulturmidler 
• Kurs som omfatter flere velforeninger 

Jens lager forslag til rammer for en slik ordning – og forankrer dette i Tønsberg kommune

　4. Status økonomi

God økonomi i foreningen – og det er ingen store kostnader som venter.

 5. Neste møte

Neste møte er 16.november – som er ei uke før møte med kommunen.

Mulige temaer:

• Oppdatering Helsefremmende nærmiljø 
• Informasjon fra Tønsberg kommune 
• Forberedelse til Rusken våren 2016 – avtale med søppelplukkelauget

6. Helsefremmende nærmiljø

Lone og Eyvin skal delta på seminardag i regi av prosjektet 27.09. Prosjektet handler om hvordan nærmiljøet kan utvikles. Det vil bli arrangert befaring på utvalgte områder, og lages en plan for utvikling i et tidsperspektiv på 3-4år.

Referat styremøte VFR 16.08.2016

Tilstede: Jens, Tor Steinar, Lone og Eyvin

1. Innkommet post
   - Valløveien Vel – interimstyre
   - JM Norge: Presterødalleen 13 – varsel om planoppstart
   - Datalink – medlemssystem for velforeninger
   - Spir Arkitekter: Varsel om igangsatt arbeid med detaljregulering for Valløveien51
   - Tønsberg Kommune: Detaljregulering av Tolvsrødveien 40
   - Civitas: Varsel om oppstart av detaljregulering med konsekvensutredning for næringsområde på Åskollen
2. Ajourføring av Brønnøysundregistrene etter årsmøtet
   alle må ha med fødselsnr for at vi kan få registrert det nye styret i Brønnøysund
   Jens organiserer det nå som han har fått tilgang til personnummer til alle i styret.

3. Konstituering av styret

    sekretærfunksjonen; Eyvin fortsetter som sekretær
    kasserer; Jens fortsetter inntil videre – til vi har fått et nytt økonomisystem på plass

4. Nytt system for økonomi
    VFO har et tilbud på «Styreweb» som har fakturering, regnskap. Jens har tatt dette i bruk som en prøveordning. Pris for Velforeninger er 1000kr/år. Nå har det kommet krav fra «Styreweb» om 5000kr/år – og dette er ikke aktuelt for oss. Jens undersøker Datalink og K-soft som alternativer.

5 Oppfølging av aktivitetsplanen for 2016
kurs i sosiale medier til høsten (oktober/nov.?)

Vi inviterer til kurs primært knyttet til Facebook. Dato onsdag 26.oktober  -klokka 1800-2000. Jens undersøker omkring hvilke velforeninger som kan dele erfaringer. Eyvin ordner med lokaler på Høgskolen, og kommer med forslag til instruktør.

Program:

Velforeningenes erfaring med FB – hva fungerer og hvorfor? Deling av tips

Hvordan opprette en gruppe på FB – hvordan opprette gruppe, legge inn deltakere.

Opprette egen epostadresse for velforeningen

Ta med aktuelle bilder på minnepenn – hvis ikke egen PC tas med

6. Samarbeid med Tønsberg søppelplukkerlag
- møte med Helge Klæstad

Vi er invitert til å samarbeide med Tønsberg søppelplukkelag (regi av Frivillighetssentralen). Vi kommer med oppfordring til våre velforeninger om å respondere positivt – og gjerne ta direkte kontakt med Frivillighetssentalen.

Jens har utarbeidet et notat som informasjon til Velforeningene.

7. Kontaktmøte med Tønsberg Kommune i november
aktuelle saker/tema?
Vi har et forberedende styremøte 16.november.  Før den tid må vi avklare samarbeidet med Tønsberg kommune. Jens tar kontakt med Jens Petter for å avtale samarbeidet.

Aktuelle saker:

Erfaringer fra kursdagen om sosiale medier – deling av erfaringer

Informasjon fra Tønsberg kommune

Oppdatering på prosjektet «Helsefremmende nærmiljø»

8. Økonomi
Vi har god styring på økonomien – og har nå 27157kr på konto.

Jens tar kontakt med VFO for rutinene for refusjon av moms for 2015.

9. Neste møte
Vi tar et ekstra styremøte mandag 26.september hos Jens kl. 18.00

10. Eventuelt

Styremøte i fellesrådet på mandag 11. januar kl. 18.30.

Tilstede: Tor Steinar, Jens og Eyvin

Saksliste: 

1.            Innkommet post/referatsaker

a.            Mva-kompensasjon 2014 for Velforeningenes fellesråd:  refundert 2014 kr. 1039,-

b.            Status økonomi – kr. 14217 er saldo ved årsskiftet. Vi vurderer å si opp avtale om postboks og leie av Internet.

c.            Møte i samarbeidsutvalget for Bypakke Tønsbergregionen 17.11

(Jens deltok); Velfelles ønsker ikke å komme med høringsuttalelse på selve planforslaget, men vi fokuserer på at det skal være en god prosess rundt medvirkning og informasjon for våre medlemmer.

d.         Div. reguleringssaker; planoppstart Re pukkverk, Øvre Bogenvei 63 og 61 – antall og utforming av fortetting. Beregning av areal/utnyttelsesgrad er et viktig tema. Her er velforeningen aktiv, og de opplever at dette blir tatt med i saksbehandlingen. Velfelles er opptatt av hvilke føringer som gjelder ved fortetting, slik at det kan bli forutsigbare prosesser i framtida.

2.            Årsmøtet – forberedelser/frister (4.april)

14. mars må innkallingen sendes ut – men vi prøver å få den ut tidligere. Her må vi opplyse om frist for å sende inn forslag til saker.

a.            Bestilling av lokale (Teiesalen) (Jens)

b.            Innkalling (Jens)

c.            Årsberetning (Eyvin)

d.            Regnskap og budsjett (Jens) 

3.            Årsmøtet – valg

Styret er valgkomite. Dette bør vi unngå på årsmøtet, og det er ønskelig at det velges en valgkomite med «utenforstående» medlemmer.

Hva gjør vi for å få tak i aktuelle kandidater til verv i styret?

«Formelle» tiltak som vi kan gjøre for å rekruttere styrekandidater:

• Sende formell info til Velforeningene med oppfordring

• Spørre om ledere som går av – og høre om disse med lang erfaring kan være aktuelle.

«Taktiske» tiltak som vi kan gjøre for å rekruttere styrekandidater:

• Framheve at Velfelles er et effektivt talerør inn mot kommunen, og godt egnet til å fremme viktige saker og få de opp på formell agenda.

• Møte/ringe til sentrale velforeninger med mange medlemmer som har erfaring.

• Vi «inviterer oss» til årsmøter til noen sentrale velforeninger for å informere og etterspørre prinsipielle saker som vi kan bringe videre, og rekruttere kandidater til å styrke styret i Velfelles – Jens sender epost. 

4.            Årsmøtet – temamøte (Teie Hovedgård 18.30 den 4.april.)

Vi snakket sist om å ha «bruk av sosiale medier/internett i velarbeidet»  som et tema på årsmøtet -  med forberedte innlegg, evt. kursopplegg

Det kan være aktuelt å avtale med velforeninger som er aktive med egen hjemmeside som kan vise eget arbeid.  

Er det noen som er aktive på Facebook, Twitter eller liknende – erfaringer og tips – og potensialet i slike plattformer.

Se på mulighetene for å lage en form for bruksanvisning på opprettelse av hjemmesider, med praktiske tips.

Vesar – servicetilbud, hva inngår i renovasjonen, hvordan kan nabolag spare avgifter gjennom samarbeid. Se på muligheter for tema på årsmøtet. Kombinert med ekstra kontainer fra kommunen knyttet til dugnader i velforeningene.  

5.            Eventuelt

                     Ingen nye saker

Neste styremøte: